Mail merge Office programının 2000 versiyonundan beri var olan bir özellik. Kısaca bahsetmek gerekirse elinizde bir adres veritabanı var ve siz bu kişilere mail, faks(faks sadece 2000 de desteklenir)etiket yazdırma gibi işlemler yapmak istiyorsunuz ama bunlarla tek tek uğraşmak istemiyorsunuz. Günümüzde bu durum daha çok mail gönderimi yolu ile yapıldığı için mail merge işlemine değinmek istiyorum.
1- Belgenin hazırlanması:
Word içerisinde bir belge oluşturun. Bu belge örnekteki gibi diyelim ki SAYIN cümlesi ile başlıyor, sizde istiyorsunuz ki SAYIN kelimesinin yanına Outlook adres defterinizde ki kişilerinizin adı soyadı gelsin otomatik olarak.
2- Mail merge işlemine başlamak için Araçlar---Mektuplar ve postalar---Adres ve mektup birleştirmeyi seçiyoruz.
3- Sağ tarafta mail merge işlemini gerçekleştireceğimiz 6 adımlık bir bölüm açılacak, işlem kolayca buradan yapılacaktır. Burada e-posta göndereceğimiz için e-posta iletilerini seçiyoruz, diğer seçeneklerde kullanım olarak hemen hemen burada anlatılanlardan farklı değildir.
4- Bir sonraki adımda mail merge yapılacak belgeyi soracak. Biz elimizdeki belgeyi kullanacağımız için ?GEÇERLİ BELGEYİ KULLAN? seçeneğini işaretleyip devam edeceğiz. Şablon veya daha önceden hazırladığınız bir belgede kullanabilirsiniz.
5- Bir sonraki adımda adres veri tabanımızı seçeceğiz. Burada benim tavsiyem varsa Outlook adres defteri kullanmak ya da bir Excel dosyasında oluşturacağınız veri tabanını kullanmak. Ben burada Outlook adres defteri üzerinden gideceğim. Outlook da birden fazla adres defteriniz varsa size gelen listeden seçmelisiniz ve bir sonraki adıma geçmelisiniz.
6- Bir sonraki adıma geçtiğinizde aşağıda ki kontrol ekranı gelecek. Buradan seçtiğiniz adres defterindeki kişiler listelenecek. Bilgilerin doğru olduğuna ve tüm alıcıların işaretli olduğuna emin olun.
7- Bu bölüm çok önemli. Postamızda mail merge in nimetlerinden faydalanma zamanı geldi. Burada hangi bölümlere veri tabanından bilgi aktarılacaksa onları seçiyoruz. Burada ben mektubumda SAYIN kelimesinden sonra göndereceğim kişinin ADI ve SOYAD?ının gelmesini istediğim için bu alanları ekliyorum. Bunun için ilk önce SAYIN kelimesine bir boşluk bırakıyorum ve cursor?un orada kalmasını sağlıyorum. Sonra Ek öğeler bölümünden FIRST ile adını seçip ekle diyorum ve kapat diyorum. Sonra gelen <<first>> alanına bir boşluk veriyorum ve ek öğelerden LAST ile soyadını ekliyorum ve kapat ile menüyü kapatıyorum. Görünüm aşağıdaki gibi. Bir sonraki ön izleme alanına geçebilirsiniz.
8- Bir sonraki aşamada postanızın ön izlemesini ilk adres için göreceksiniz. İsterseniz Alıcı butonu ile diğer alıcıları kontrol edebilirsiniz. Ön izleme yaptıktan sonra son adıma geçebilirsiniz.
a)
b)
c)
d)
9- Son ekranda Birleştir butonunun altındaki e-posta linkine tıkladığınızda e-postayla birleştir menüsü gelecek. Bu bölümünde kime bölümüne Email adres field ının seçin. Konuya istediğiniz konu başlığını seçin , posta biçimi olarak HTML tercih edin ve Tümü seçili iken Tamam?a basın.
Tamam dedikten sonra belgeniz ilgili alıcılara Outlook tarafından gönderilecektir. Takibini Outlookda giden kutusu ve gönderilmiş öğelerden yapabilirsiniz.
Ufak bir not Outlookdan gönderirken ?başka bir program sizin yerinize mail göndermek istiyor? gibi bir hata alabilirsiniz bunun için http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ bu adresteki ufak programı yükleyip çalıştırabilirsiniz. Programcık sizin yerinize otomatik olarak evet diyecektir. İlgili hata mesajlarıda sayfada bulunuyor. Ayrıca mail merge yapabilmek için mutlaka Word ve Outlook sürümleri birbirleri ile aynı sürüm ve dil özelliklerine sahip olmalıdır.