Bir önceki bölümümüzde GFI Mail Archiver?ın kurulumunu ayrıntılı şekilde gördük.Aynı zamanda konfigurasyon için browser üzerinden GFI?ye bağlandık ve bir adet store yarattık.Burada dikkat etmemiz gereken konu arşivleme senaryomuz nasıl olacak.Yani biz şirket olarak maillerimizi her 6 ayda bir farklı storelara arşivlemek istiyoruz.Yani ilk ay için bir store?a ikinci altı ay için ikinci oluşturduğumuz store?a kayıt yapmak isteyebiliriz.Yada daha farklı olarak her ay farklı storelara kayıt yapabiliriz.
İşte bu durumda tüm bu işlemleri otomatiğe bağlayabiliriz.Yapmamız gereken store ları oluşturmak ve GFI?ye arşivleme işlemini hangi store ne zaman yapacağını belirtmek.Örnek olarak biz iki tane farklı store?a 2 ay olarak arşivleme yapacağımızı düşünelim.Bunun için ilk bölümde oluşturduğumuz mayıs2007 store un yanına birde haziran2007 store u oluştururuz..
Archive Store Management bölümünden Add Archive Store diyerek store ekleme sihirbazımızı çalıştırırız.
Store umuz için bir isim giriyoruz.Ben aylık bir düzenleme yapacağım için haziran2007 ismini girdim.Diğer adımlar bir önceki bölümde store eklerken geçtiğimiz adımlarla aynı.
Store umuzu ekledikten sonra artık management sayfamızda iki adet store gözükmektedir.Şimdi yapacağımız işlem ise hangi periyotlarla bu storelar arası geçişin yapılacağını belirtmek.
Bunun için Swap Archive Store Every kısmından 1 month?u seçiyorum.
Bu ayarı yaptıktan sonra işleyiş şu şekilde olacaktır.Belirttiğimiz başlangıç tarihinden itibaren GFI arşivlemeye başlayacaktır.İlk önce üstteki dosyaya yazacak ardından schedule?da belirttiğimiz değer olan aylık süre geçince diğer bölüme geçecektir.
Eğer bu bölümlerden birisi ulaşılamaz durumdaysa general settingste belirttiğimiz mail adresine uyarısını yapıp bir sonraki store?a atlayacaktır.
Mavi okları kullanarak storeların sırasını yani önceliğini değiştirebiliriz.
Mail Servers to Archive kısmında arşivlenecek maillerin kaynağını belirtiriz.Bu, ya şu an üzerinde çalıştığımız makinedeki local exchange serverdır yada uzak bir exchange server/mail serverdır.
Biz GFI?yi exchange bulunan makinamıza kurduğumuz için local seçeneğini seçerek devam ederiz.
Seçimi yaptıktan sonra karşımıza seçim yaptığımız exchange sunucu üzerindeki journal mailboxlar otomatik olarak listelenir.Hatırlayacağımız gibi birinci bölümün başında Active Directory üzerinde bir kullanıcı açıp exchange üzerinde de bu kullanıcıyı journal olarak seçmiştik.Bu kullanıcının adı gezici idi.Bu ekranda karşımıza mailboxumuz çıkar.
Journal mailboxa bağlanmak için gerekli provider seçimini yaparız.İstersek IMAP kullanarak da bağlantı gerçekleştirebiliriz.
Girdiğimiz ayarların bir özeti bize sunuluyor.Eğer değiştirmek istediğimiz birşey yoksa finish diyerek konfigurasyonu tamamlarız.
Maillerin nereden alınacağını da kararlaştırdıktan sonra spesifik konfigurasyonlarıda yapabiliriz.Search index management kısmında kullanıcıların maillerini ararken daha rahat ulaşabilmeleri için indexleme hakkında ayarları gerçekleştirebiliriz.Yeni arşivlenen maillerin ne kadar sıklıkla indexlemeye alınacağını seçeriz.İstersek bu ekleme hemen olur,istersek gün içinde belli periyotlarla ,istersek de günün herhangi bir saatinde.
Bir diğer ayar retention policy wizarddır.Bu kısımda policyler oluşturarak kurallar ekleyebiliriz.
Policy için bir isim belirleriz.
Mailin konu bölümünde belirtilecek özel kelimelere göre policynin uygulanmasını sağlayabiliriz.Örneğin
cv
bilgi
is basvurusu
konulu mailler bu policyden etkilenecektir.
Mesajın body kısmı için filtreleme girebiliriz.
Bu ekranda gönderen bazlı kısıtlama yapabiliriz.Eğer mail ,eklediğimiz kullanıcılar tarafından gönderilmişse policy uygulanacaktır.
Maili alan kişi bazlı kısıtlama yapabiliriz.Eğer mail seçtiğimiz kullanıcıya gelmişse policy uygulanacaktır.
Son ekranımızda ise yukarıda oluşturduğumuz filtreye göre bu policy ile eşleşen maillere ne yapılacağını belirtiriz.
Yani senaryomuz şu şekilde olabilir.Ben insan kaynaklarından ayşe ismindeki kullanıcıya gelen,konusu cv yada is basvurusu olan maillerin arşivlendikten sonra 30 gün içinde yada hemen silinmesini istiyorum.
İşte bu durumda yukarıda belirttiğimiz kıstasları kullanarak istediğimiz şeyi rahatlıkla gerçekleştirebiliriz.
Temel anlamda GFI Mail Archiver ürünü ile şirketimizde nasıl mail arşivleme yapabileceğimizi gördük.Özellikle Exchange ile tümleşik çalıştığı için sistemimize entegre olması oldukça kolaylaşan GFI ile arşiv sorunumuza kalıcı bir çözüm getirebiliriz.