GFI MailArchiver sistemimizde bulunan iç ve dış maillerimizi arşivlememize yarayan gerçekten kullanışlı ve kolay yönetilebilinir bir uygulama.Bu uygulama sayesinde örneğin exchange server yada başka bir sunucu tarafından gerçekleştirilen mail trafiğini ayrıntılı bir şekilde arşivleyebiliriz.Böylece yedekleme amacıyla her kullanıcıya ait pst dosyası işkencesinden de bir nebze olsun kurtulmuş oluruz.
GFI MailArchiver kullanarak web tarayıcımızla herhangi bir yerden arşivimize bağlanabiliriz.Gerekli incelemeleri yada aramaları yaptıktan sonra istenilen maile ulaşabilir,içeriğini görüntüleyebilir varsa ekli dosyaları download edebiliriz.Ayrıca kolaylıkla bu maili geri dönebiliriz.
Mailleri SQL veritabanında yada kendi oluşturduğu firebird veritabanında saklayabilir.Bu saklama sırasından sıkıştırma teknolojisi sayesinde varolan PST dosyasından %80 daha az yer kaplar.Bu küçümsenmeyecek kadar büyük bir fark.Özellikle yedekleme stratejilerimizi büyük ölçüde rahatlatır.
Aynı zamanda belli kullanıcılara AD üzerinden ilgili grubun maillerini görmesi için izinler tanımlayabiliriz.Yani Active Directory ile tümleşik çalışan bir yapısı vardır.Örneğin AD içindeki muhasebe OU?su altındaki kullanıcıların mailleri arşivlenmesin gibi bir filtre uygulayabiliriz.
Kullanıcılar GFI MailArchiver yapısında bulunan policy?ler sayesinde maillerini istedikleri şekilde gruplara ayırıp kategoriler halinde görüntüleyebilirler.Yada kendilerine ait search folderlar oluşturup arama kriterlerini belirleyebilirler.
Genel olarak GFI MailArchiver?ın çalışma yapısından bahsedecek olursak;
GFI MailArchiver daha önceden konfigure edilmiş ( gezici mailbox tanımlanmış) bir exchange sunucusuna bağlanır.Bu gezici mailbox içindeki maileri toplar ve onları belirtilen veritabanına arşivler.Bu veritabanı SQL de olabilir kendi içinde barındırdığı veritabanı da olabilir.
En basit olarak bu şekilde çalışır.Şimdi Exchange sunucumuzun olduğu makine üzerine GFI MailArchiver?i kuralım ve gönderilip alınan maillerin bundan sonra arşivlenmesini sağlayalım.
İlk önce yukarıdaki işleyişte de bahsettiğimiz gibi exchange üzerinde ufak bir ayar yapmamız gerekir.
Active directory üzerinde,exchange üzerindeki tüm mailleri toplayacak ve GFI?ye aktarıcak bir kullanıcı oluştururuz.Ben
gezici isminde bir kullanıcı oluşturdum.
Ardından Exchange System Manager üzerinde Mialbox store özelliklerinden ?Archieve all messages sent or received by mailboxes on this store? seçeneğini işaretleyerek burası için biraz önce oluşturduğumuz kullanıcının mailboxunu seçeriz.
Artık exchange server arşivleme yapmak amacıyla bu profili ve bu profilin mailboxunu kullanacaktır.
Bu küçük hazırlıktan sonra setup dosyasını çalıştırırız.Fakat yukarıda olduğu gibi kurulumun devam etmesi için bizden iss ve framework isteyecektir.Gereklilikleri tamamladıktan sonra kuruluma tekrar devam ederiz.
Tekrardan kuruluma başlarız.Bu ekranda bize bilgilendirme amaçlı kullanılacak mail adresini ister.Örneğin oluşturduğumuz bir store erişemediği zaman yada herhangi bir sorun durumunda bizimle bu mail aracılığı ile irtibata geçicektir.
Alt tarafta ise license anahtarını gireriz.Eğer 10 günlük deneme sürümünü kullanıyorsak olduğu gibi bırakıp devam etmemiz yeterli olacaktır.
GFI MailArchiver genellikle web browser üzerinden kullanılan bir uygulamadır.Yönetim ve konfigurasyonu iss üzerinde oluşturduğumuz virtual directory üzerinden bağlanarak gerçekleştiririz.Kullanıcılarda Microsoft Outlook dışında kendi web browserlarını kullanarak arşiv maillerine erişebilirler.
BU ekranda virtual directory için bir isim belirliyoruz.Bu isim ileride kullanacağımız isimdir.Ör:
http://server2003/mailarsivi
Yükleme işlemine geçer.
Yükleme bittikten sonra ISS?i kontrol edersek biraz önce ismini verdiğimiz virtual directory?nin oluştuğunu görürüz.
Yükleme işlemi bu kadar kolay.Artık GFI MailArchiver aracımızı konfigure etme zamanı.Bunun için tarayıcımız üzerinden belirttiğimiz isimle giriş yaparız.
http://server2003/mailarsivi
Kullanıcı adı ve parola kısmını doldurarak giriş yaparız.
Logon olduğumuzda bizi bir dizi menü karşılar.Bu menüler aracılığıyla biz gerekli konfigurasyonları gerçekleştireceğiz.İlk başta ?General Settings??e girerek en temel ayarlarımızı kontrol ederiz.Mail adresi bölümünde kurulum sırasında belirttiğimiz adresi değiştirebiliriz.Smtp server ve port kısmında da gerekli durumlarda GFI MailArchiver?in bizi bilgilendirmesi yada uyarması için mail gönderirken kullanacağı ayarlar vardır.
Şimdi birazcık mail arşivleme özelliklerini inceleyelim.Menuden ?Archiving and user exclude options? tıklayarak arşivleme için en önemli ayarların yapıldığı sayfaya gireriz.
Bu sayfada hangi tür maillerin arşivleneceğini belirticez.Archiving Options altında 3 seçeneğimiz vardır.
Inbound Emails : Şirkete gelen mailler
Outbound Emails : Şirket dışına giden mailler
Internal Emails : Internal yani iç mailler
Buradan istediğimiz tür hangisiyse onu seçeriz.Ben tüm maillerin arşivlenmesini istediğim için 3 seçeneği de seçiyorum.
User exclude options kısmında ise kullanıcı bazlı arşivleme filtresi oluşturabiliriz.Burda da 3 seçenek çıkar karşımıza.
Archive emails for all users : Tüm kullanıcıların mailleri arşivlensin
Archive emails for all users,expect anyone listed below : Aşağıda belirtilen kullanıcılar dışındaki tüm mailler arşivlensin
Archive emails only for the users listed below : Sadece aşağıda belirtilen kullanıcıların mailleri arşivlensin.
Bu kısım Active Directory ile tümleşik çalışır.Yani kullanıcı eklemek istediğimizde yada sadece belli bir grubun maillerini arşivlemek istersek add?e basmamız yeterli.Bize hali hazırdaki kullanıcı listesi gelecektir.
Hangi maillerin yada kullanıcıların arşivleneceğini belirttikten sonra sırada bu maillerin tutulacağı store yani veritabanı konfigurasyonunu yapmalıyız.Önceden de belirttiğimiz gibi GFI MailArchiver arşivlemek için aldığı mailleri SQL veritabanında yada kendi bünyesindeki veritabanında (firebird) saklayabilir.Mailleri veritabanına atmadan önce compressed ettiği için önemli ölçüde alan kazancı sağlanır.
Biz ayrı bir sql veritabanına bağlamak yerine bünyesinde bulunan firebird?e arşivlenmiş mailleri atmasını sağlayacağız.Add archive store diyerek store ekleme sihirbazını çalıştırırız.
Bu ekranda oluşturacağımız store için bir isim belirlicez.Yalnız dikkatli olmamız gerekiyor.Store?lara vereceğimiz isimler açıklayıcı olmalı.Ayrıca ileride store management bölümünde göreceğimiz sistem sebebiyle store isimlerimiz daha önem arz ediyor.
?Allows users to browse and search this archive store? seçeneğini seçersek networkümüzdeki diğer kullanıcılar arşivlenmiş mailleri görüntüleyebilecekler.
?Do not allow further archiving into this archive store? seçeneği arşivlenmiş mail içeren başka bir firebird store eklemek istediğimizde işimize yarar.Şu anda ilk store?umuzu oluşturacağımız için işaretlemiyoruz.Next diyerek devam ederiz.
Bu kısımda oluşturulacak veritabanı tipini seçeriz.
İlk seçenekte arşivlenecek mailler SQL veritabanında tutulur.
İkinci seçenekte SQL ve diske yazılır bu veriler.(orjinal mail binary kaynakları diske yazılır,arşivlenmiş mailleri sql?e yazılır.)
Son seçenekte ise GFI ile birlikte gelen tümleşik veritabanı firebird üzerinde tutulur mailler.Biz bunu seçiyoruz.
Ayrıca firebird veritabanı kurmamıza gerek yok.GFI kurulumu sırasında firebird default olarak gelmektedir.
Firebird databesi?nin tutulacağı tam yolu gireriz.
Bu kısımda ,bu store için ,arşivlenmiş maillerin sıkıştırılmış binary kaynakları için yer belirtiriz.Ayrıca eğer bir UNC dizini belirtirsek GFI buraya erişim için local hesabı kullanacaktır ve yetkisi yoksa başarısız olur.Bu yüzden istersek belirttiğimiz dizinde yetkisi olan bir kullanıcı ve parola belirleyebiliriz.
GFI girdiğimiz bilgiler ışığında veritabanı doğrulamasını gerçekleştirir.
Bu alanda da arama indexi için bir dizin belirtiriz.Arama indexi sayesinde kullanıcıların maillerini taraması ve istedikleri yere ulaşması daha hızlanmıştır.
Özet sayfasında şimdiye kadar yaptığımız ayarların dökümünü görürüz.Herhangi bir sorun yoksa finish diyerek konfigurasyonu bitiririz.
İşlem tamamlandığında sol menuden tekrar Archive store sayfasına geliriz ve save settings diyerek yaptığımız ayarları kaydederiz.
Şimdi alt tarafta oluşturduğumuz veritabanını görüntüleyebiliriz.
?Archive in the following store? bölümünde standart olarak kullanacağımız veritabanını seçeriz.
İleride bu veritabanı üzerinde değişiklik yapmak istediğimizde yada silmek istediğimizde Çöp kutusu simgesini kullanacağız.