Bu ayki yazımızda Windows Server 2003 ile birlikte gelen Fax Servisini ele alıp küçük ve orta ölçekli firmalarda faks server çözümü olarak kullanılabilecek bu servisin kurulumu ve konfigürasyonuna değineceğiz.
Windows Server 2003 ile birlikte gelen Fax Servisini kullanarak bu bilgisayara bağlı bir fax modem?i network?deki tüm kullanıcıların kullanımına açabilirsiniz. Bu sayede kullanıcıların faks yollamaları için dokümanları yazıcıdan çıktı almalarına gerek kalmadan direkt olarak sizin bilgisayarınızdaki paylaştırılmış faks cihazına tıpkı yazıcıya belge yollar gibi yollamalarını sağlayarak gereksiz kâğıt tüketiminin önüne geçebilirsiniz.
Windows Server 2003?de Fax servisi varsayılan olarak kurulmaz. Bu bileşeni eklemek için Control Panel->Add or Remove Programs->Windows Components yolunu izleyerek Windows Components sihirbazını çalıştırıyoruz. Karşımıza Şekil-1?deki pencere çıkacaktır.
Şekil-1:Fax Services bileşenini yüklemek için Windows Component Wizard?ı çalıştırıyoruz.
Bu pencerede listelenen bileşenlerden Fax Services bileşenini seçip Next butonuna basarak ilerliyoruz. Bu kez karşımıza kuracağımız Fax Printer?ı paylaştırmak isteyip istemediğimizi soran bir Şekil-2?deki pencere çıkacaktır. Eğer bu penceredeki seçeneklerden ?Do not share the fax printer? seçeneğini seçerseniz faks servisini sadece o bilgisayardan logon olacak kullanıcılar kullanabileceklerdir. Eğer kuracağımız Fax Server?ın diğer kullanıcılara da hizmet vermesini istiyorsak bu durumda ?Share the fax printer? seçeneğini seçmeliyiz. Paylaşımla alakalı ayarları kurulumdan sonra da değiştirebilirsiniz. Uygun seçeneği seçip Next butonuna bastığımızda faks servisi için gerekli olan dosyalar sisteme kopyalanmaya başlayacaktır.
Şekil-2: Fax Printer?ı network?deki diğer kullanıcılarla paylaşmak isteyip istemediğimizi soran pencere
Fax servisi kurulduktan sonra sistemde servis olarak çalışmaya başlayacaktır. Bu servisi çalıştıran Fxssvc.exe, kullanıcılardan gelen faks isteklerini alıp Telephony API (TAPI) vasıtasıyla fax modem?e yönlendirilmesini sağlar. Fax server?da standart faks modemleri kullanabileceğiniz gibi akıllı faks kartlarını da Fax Server?ın hizmetine sunabilirsiniz. Örneğin Brooktrout TruFax yâda Intel/Dialogic Gammalik gibi akıllı faks kartlarını da kullanabilirsiniz. Tekrar hatırlatmak gerekirse,Windows Server 2003?deki fax servisi kesinlikle profesyonel Fax Server yazılımlarının yerini tutamaz. Fakat küçük yâda orta ölçekli bir firmanın temel faks ihtiyaçlarını gayet başarılı bir şekilde karşılar. Windows Server 2003?deki fax servisi Direct-Inbound-Dialing (DID) ve diğer yönlendirme teknolojilerini desteklemez ve maksimum dört port desteği vardır.
Not:
Windows Server 2003 Web Edition yüklü bilgisayardaki fax printer?ı networkdeki kullanıcılara paylaştıramazsınız.
Fax Server?ı konfigürasyonunu yapmak için Start->Programs->Accessories->Communications->Fax->Fax Services Manager programını çalıştırıyoruz.(Yada Start->Run?dan Fxsadmin.msc yazın.) Karşımıza Şekil-3?deki pencere çıkacaktır. Şimdi bu pencerede konfigüre edebileceğiniz ayarlardan biraz bahsedelim. Yönetim konsolunun sol tarafında bulunan Fax(Local)?in üzerine sağ tıklayıp Properties?i seçiyoruz. Karşımıza Şekil-3?deki pencere çıkacaktır. Bu penceredeki Activity kısmında Fax Serverdaki işler hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Buradaki ?Queued faxes? kısmındaki değer Fax Server?da kuyrukta bekleyen iş sayısını, ?Outgoing faxes in progress? kısmındaki değer kuyruğa gönderilmek üzere işlenen fazların sayısını ve ?Incoming faxes in progress? kısmındaki değer de Fax Server?a gelen ve o an işlenen faksların sayısını gösterir. Aynı penceredeki ?Disable submission of new outgoing faxes? seçeneğini seçerseniz Fax Server yeni faks gönderim isteklerini kabul etmeyecektir. ?Disable transmission of outgoing faxes? seçeneği Fax Server?ın kuyruğunda gönderilmeyi bekleyen faksların gönderilmesini engelleyecektir. Son olarak ?Disable reception of new faxes? seçeneği de Fax Server?a gelecek yeni faks mesajlarının kabul edilmesini engelleyecektir.
Şekil-3:Fax Server?ın genel ayarlarının yapıldığı pencere
Receipts sekmesine tıkladığınızda karşınıza Şekil-4?deki pencere karşınıza çıkacaktır. Bu penceredeki ?Enable message boxes as receipts? seçeneği faksı yollayan kişinin ekranına faksın başarılı bir şekilde yollandığına dair bir pop-up mesajı çıkartılmasını sağlar. Bu seçeneğin çalışabilmesi için Fax Server?da Messenger servisini çalışıyor olması gerekir.?Enable SMTP e-mail receipts delivery? kısmında ise faksı yollayan kişiye faksın başarılı bir şekilde yollandığına dair bilginin bir mail olarak yollanmasını sağlayacak ayarları yapıyoruz. Bu kısımdaki ?Use these SMTP settings for the Route Through E-mail incoming routing method? seçeneği ise Fax Server?a gelen faks mesajlarının bizim belirlediğimiz bir posta kutusuna mail olarak yollanmasını istediğimiz zaman seçmemiz gereken seçenek. Fax Server?ın gelen faksları bizim belirleyeceğimiz bir posta kutusuna yönlendirmesi için yapılması gereken ayarları yazının ilerleyen bölümlerinde bulabilirsiniz.
Şekil-4:Fax Server üzerinden fax yollayan kişiler fax gönderim işleminin başarılı bir şekilde gerçekleştiği bilgisinin nasıl gönderileceğinin belirlendiği pencere.
Event Reports tabına tıkladığınızda ise Fax Server?ın log tutma seviyesinin ayarlandığı Şekil-5?deki pencere karşınıza çıkacaktır. Bu penceredeki General, Incoming, Outgoing ve Initialization or shotdown kısımlarındaki çubuk yardımıyla Fax Server?ın bu olaylarla alakalı tutacağı logların seviyesi belirliyoruz.
Şekil-5:Fax Server servisinin log seviyesinin belirlendiği pencere
Activity Logging tabına tıkladığınızda ise karşınıza Şekil-6?deki pencere çıkacaktır. Bu penceredeki ayarlar yardımıyla Fax Server?ın aktivitelerini izleyebilirsiniz. Bu sayade en çok faks yollayan kişi, en çok faks yollanan numara, en çok faks yollayan numara vs. gibi bilgileri bu log dosyaları yardımıyla çıkartabilirsiniz. Gelen fakslara ilişin aktivitelerinin log tutulmasını istiyorsanız bu penceredeki ?Log incoming fax activity? seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde varsayılan olarak ?Documents and SettingsAll UsersApplication DataMicrosoftWindows NTMSFaxActivityLog? klasörünün altında ?InboxLOG.txt? isimli bir log dosyası oluşturulacak ve gelen fakslara ait aktivite bilgileri bu dosyaya yazılacak. Aynı penceredeki ?Log outgoing fax activity? seçeneğini seçtiğiniz durumda ise yukarıdaki klasörün içinde ?OutboxLOG.txt? isimli bir log dosyası daha oluşturulacaktır. Oluşturulacak log dosyalarının boyutu için varsayılan olarak bir limit koyulmamıştır. Eğer log dosyalarının boyutunu kısıtlandırmak istiyorsanız registry?deki HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftFaxActivityLogging
Anahtarı altındaki LogLimitCriteria?nin değerini 0x00000000?dan 0x00000001?e değiştirmeniz gerekiyor. Daha ayrıntılı registry değişiklikleri için Fax Server?ın help dosyalarını kullanabilirsiniz.Yapmış olduğunuz registry değişikliğinin geçerli olması için Fax Server servisini yeniden başlatmanız gerekmektedir.
Şekil-6:Activity Logging kısmındaki seçenekler yardımıyla Fax Server?ın gelen ve giden faxlar hakkında log tutmasını sağlayabilirsiniz.
Outbox tabına tıkladığımızda ise karşımıza Şekil-7?deki pencere çıkacaktır. Bu penceredeki ayarlardan biraz bahsedelim.?Include Banner? seçeneğini seçerseniz Fax Server gönderdiği tüm faksların başına aşağıdaki bilgileri içeren bir text mesaj ekleyecektir. Bu text mesajda;
· Fax?ın gönderildiği tarih ve saat
· Göndericinin TSID numarası
· Alıcının telefon numarası
· Sayfanın gönderilen sayfalar içinde kaçıncı olduğu bilgisi.
?Allow use of personal cover pages? seçeneğini seçerseniz bu durumda faks yollayacak kişiler kendi cover page?lerini kullanabileceklerdir. Eğer sadece Fax Server üzerindeki cover page?ler kullanılsın istiyorsanız bu seçeneği pasif yapın.
?Use device Transmitting Subscriber ID (TSID)? seçeneğini seçerseniz gönderilen fakslarda faksı gönderen tarafı belirtmek için kullanılan TSID kısmındaki değer, Fax Server?ın o faksı göndeririken kullandığı cihazın özelliklerindeki General tabında belirtilen TSID değeri olacaktır. Eğer bu seçeneği seçmezseniz yollanan fakslarda TSID değeri yerine faks gönderilirken kullanılan telefon numarası yer alacaktır.
?Number of retries? kısmında faks gönderme işleminin başarısız olması halinde aynı faksı göndermek için kaç kez daha deneme yapılacağını belirliyoruz. Varsayılan olarak bu değer 3?dür. ?Retry after? kısmındaki değer ise bir sonraki faks gönderme denemesinin ne kadar sürer sonra tekrarlanacağını belirtiyor. Varsayılan olarak bu değer 10 dakikadır.
Şekil-7:Fax Server?ın faks gönderirken kullandığı kuyruk olan Outbox?ın konfigürasyonun yapıldığı pencere.
Eğer hizmet aldığınız servis sağlayıcı günün belirli saatlerinde ücretlerinde indirime gidiyorsa bu penceredeki ?Discount rate start? ve ?Discount rate stop? kısımları kullanarak bu saat aralığını belirleyebilirsiniz. Bu sayede faks yollayacak kişiler yolladıkları faksların indirimin geçerli olduğu saat dilimi içerisinde gönderilmesini istemişlerse o kişilerin yolladığı fakslar kuyrukta tutulacak ve burada belirlemiş olduğunuz zaman dilimi başladığında Fax Server tarafından işleme sokulacaklardır. Örneğin Şekil-8?de faks yollarken kullanıcıların karşısına çıkan Send Fax Wizard?daki Schedule penceresinde yollanan faksın indirim saatleri içerisinde yollanmasını sağlayacak ?When discount rates apply? seçeneğini görebilirsiniz.
Şekil-8: Gönderilen faksın ne zaman işleme sokulacağının belirlendiği Schedule başlıklı pencere.
Şekil-7?deki ?Automatically delete faxes older than? kısmındaki değer ise gönderilemeyen faksların ne kadar süre kuyrukta saklanacağını belirler. Varsayılan olarak gönderilemeyen fakslar en fazla 7 gün kuyrukta saklanacaktır.
?Inbox? tabına tıklarsanız karşınıza Şekil-9?daki pencere çıkacaktır. Bu pencerede gelen faksların arşivleneceği klasörü belirliyoruz. Varsayılan olarak gelen fakslar Documents and SettingsAll UsersApplication DataMicrosoftWindows NTMSFaxInbox klasöründe saklanırlar.Bu pencere yardımıyla ayrıca arşiv klasörünün boyutunun belirli bir değeri geçmesi durumunda ki bu değeri ?Size quota high watermark? belirler, bir Warning üretmesini sağlayabilirsiniz. Bunun haricinde arşiv klasöründe en fazla kaç gün öncesine ait faks mesajları saklanacak bunu da bu pencere yardımıyla belirleyebilirsiniz. Varsayılan olarak bir faks arşivde en fazla 90 gün tutulur.
?Sent Items? tabına tıkladığımızda karşımıza çıkan pencerede Fax Server tarafından gönderilen faksların nerede arşivleneceğini, ?Size quota high watermark? ve ?Size quota low watermark? değerlerini ne olacağını ve arşiv klasöründe en fazla kaç gün öncesine ait faks mesajlarının saklanacağını belirliyoruz. Varsayılan olacak gönderilen fakslar en fazla 60 gün arşivde kalabilirler.
?Security? tabına tıkladığınızda ise karşınıza Fax Server?ın konfigürasyonunu kimlerin gerçekleştirebileceğini ve Fax Server?a yollanan faksları kimlerin yönetebileceğini görüp değiştirebileceğiniz bir pencere çıkacaktır.
Şekil-9:Gelen faksların tutulacağı arşiv ile alakalı ayarların yapıldığı pencere.
Microsoft Fax Service Manager konsolunda kaldığımız yerden devam ediyoruz(Şekil-10). Bu konsoldaki Devices and Providers kısmında fax server?ın fax almak ve göndermek için kullanacağı cihazların ayarlarını yapıyoruz.
Şekil-10:Fax Service Manager programı yardımıyla Fax Server?ın konfigürasyonunu yapabilirsiniz.
Örneğin bizim sistemimizde Creative marka bir fax modem mevcut. Bu fax modem?ın ayarlarını gerçekleştirmek için listedeki cihazın üzerine sağ tıklayıp Properties?i seçiyoruz. Karşımıza Şekil-11?deki pencere çıkıyor.
Bu penceredeki seçenekler yardımıyla Fax Server?ın bu cihaz üzerinde fax yollayabilmesi ve alabilmesini sağlayabiliyoruz. Ayrıca Fax Server?ın bu cihaz üzerindeki otomatik cevaplama özelliğini kullanıp kullanamayacağını ve eğer otomatik cevaplama özelliği kullanılacaksa kaç zil çalmasından sonra hattı fax server?ın alacağını da bu pencere yardımıyla ayarlıyoruz. Varsayılan olarak 2 zil çalışından sonra hattı fax server alacaktır. Bu değer 1 ila 99 arasında bir değer olabilir. Bunun yanında fax yollarken fax?ı alan kişinin fax ekranında görüntülenecek Transmitting Subscriber ID (TSID) ile fax server?ın fax alması sırasında fax?ı yollayan tarafın fax ekranında görüntülenecek Called Subscriber ID (CSID)?leri de bu pencere yardımıyla düzenleyebiliyoruz. Bu değerler 20 karakterden fazla olamaz.
Şekil-11:Fax Server?ın kullanacağı cihazın ayarlarının yapıldığı pencere.
Bu penceredeki Microsoft Modem FSP tabındaki ?Enable adaptive answering if supported by the modem? seçeneği seçerseniz ve modeminizde bu özelliği destekliyorsa fax cihazlarından gelen çağrılar fax server servisine, diğer şekilde data trafiği için gelen bağlantı istekleri ise RRAS servisine yönlendirilecektir.
Fax Server?ın kullandığı her bir modem?e yada fax kartına gelen faxlar üç farklı şekilde işlenebilir. Bunlar ;
· Gelen faxlar sizin belirleyeceğiniz bir mail adresine yollanır.(Route through e-mail)
· Gelen faxlar bir klasörde toplanır.(Store in a folder)
· Gelen faxları sizin belirleyeceğiniz bir yazıcıya gönderilir. (Print)
Şekil-12:Fax Server?a gelen faksların ne şekilde işleme sokulacağını belirleyebileceğiniz pencere
Bu üç metoddan hangisini kullanacaksanız Şekil-12?de gösterildiği gibi o metodun üstüne mouse ile sağ tıklayıp açılan menüden Enable?ı seçmelisiniz. Aktif edilen metodla alakalı ayarları yapmak içinse listeden o metodun üzerine çift tıklayarak metodun özellikler penceresini açmalısınız. Örneğin ben Route through e-mail metodunun özelliklerini değiştirmek istediğim için bu metodu çift tıklayarak Şekil-13?deki pencereyi açtım. Bu penceredeki E-mail tabına tıklayarak gelen faksların hangi mail adresine yollanacağını belirtiyorum. Fax Server servisi burada belirtmiş olduğunuz mail adresine mail yollarken Şekil-4?de konfigüre ettiğimiz ayarları kullanır. Bu yüzden mail yollama metodunun çalışması için Şekil-4?deki pencerede yapılan ayarların düzgün olması gerekir.
Bu üç metodun öncelik sırasını ise Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Incoming Routing->Global Methods yolunu izleyerek sol tarafta listelenen metodların üzerine mouse ile sağ tıklayarak ve açılan menüden Move Up veya Move Down seçeneklerini seçerek gerçekleştirebilirsiniz.
Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Outgoing Routing kısmında oluşturacağınız gruplar ile bir yada birden fazla faks modem?i bir araya toplayabilir ve bunlar için gerekli kuralları (Rules) tanımlayarak herbir grubun farklı bölgelerdeki faksları aramasını sağlayabilirsiniz. Örneğin oluşturacağınız bir faks grubunu yurtiçi aramalarda kullanırken diğer bir grubu da yurtdışı aramaları gerçekleştirecek şekilde ayarlayabilirsiniz.
Şekil-13: ?Route through e-mail? metodunun özelliklerinin ayarlandığı pencere
Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Cover Pages kısmında ise yollanacak fakslarda kullanılabilecek ilk sayfaları belirleyebiliyorsunuz. Şekil-14?de gösterilen Fax Cover Page Editor yardımıyla kendi Cover Page?lerinizi kendiniz oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz Cover Page?leri kullanıcıların kullanımına sunmak için Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Cover Pages ?in üstüne mouse ile sağ tıklayıp ?Copy From? seçeneğin seçmeniz ve cov uzantılı dosyanın yolunu göstermeniz yeterli olacaktır.
Şekil-14:Fax Cover Page Editor yardımıyla kendi Cover Page?lerinizi oluşturabilirsiniz.
Birazda Fax Console uygulamasından bahsedelim. Bu uygulama ile Fax Server servisini izleyebilir, kuyrukta bekleyen faksları görebilirsiniz. Aynı zamanda herhangi bir sebepten ötürü gönderilemeyen faksları iptal edebilir yada yeniden gönderilmesi için restart edebilirsiniz.
Şekil-15: Fax Console uygulaması sayesinde alınan ve gönderilen fakslar ile kuyruktaki fakslar hakkında özet bilgilere sahip olabilirsiniz.
Network?deki kullanıcıların bu Fax Server üzerinden faks yollayabilmeleri için bu kullanıcıların gönderecekleri faksları Fax Server üzerindeki paylaştırılmış Fax Printer?a göndermeleri yeterli olacaktır. Kullanıcılar faks yollamak istedikleri belgeyi bu paylaştırılmış yazıcıya yolladıklarında karşılarına faks yollama sihirbazı gelecek ve bu sihirbaz yardımıyla belgeyi istedikleri numaraya faks olarak yollayabileceklerdir.